Yönetmelikler

Devlet Bakanlığından :

Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE1 — 9/9/1994 tarihli ve 22046 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinin (a) bendi ile (d) bendi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“a) “Arşiv Malzemesi” : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Müsteşarlık, Merkez Teşkilatı ve Yurt Dışı Teşkilatı’nın işlemleri sonucunda oluşan ve bu birimler tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, ekonomik, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, iktisadi, askeri, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, mikrofilm, ses ve görüntü bandı, fax, manyetik ortam unsurları, baskı ve benzeri belge ve malzemeyi,”

“d) “Birim Arşivi” : Müsteşarlık Merkez ve Yurt Dışı Teşkilatı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,”

MADDE 2 —Aynı Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Müsteşarlık, belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Müsteşarlık Arşivi”ni kurar.”

MADDE 3 —Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 4 —Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e)bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması ya da yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.”

“e) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek: 1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Koduna” kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “EvrakSıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.”

MADDE 5 —Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 26 — Müsteşarlık, Merkez ve Yurt Dışı Teşkilatı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “DevletArşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek: 5), varsa kayıt defteri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.”

MADDE 6 —Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 28 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (Özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 29 uncu maddede sayılan malzeme içinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.”

MADDE 7 —Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin son fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.”

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 36 — Müsteşarlık arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarının, onayını müteakip kesinlik kazanır.

Yurt dışında hazırlanan imha listeleri Müsteşarlık Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra Misyon Şefinin onayını müteakip kesinlik kazanır.”

MADDE 9 —Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 37 —İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Bu hususun yerine getirilebilmesi için, gerekli teçhizat sağlanır.”

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 38 —İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.”

MADDE 11 —Aynı Yönetmeliğin 42 nci maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir.

“Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 —Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.”

“FaaliyetRaporu

Ek Madde 2 —Müsteşarlık yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “DevletArşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” ekinde yer alan “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.”

MADDE 12 —Aynı Yönetmeliğin Ek: 1’inde yer alan “Arşiv Yer Damgası (Evrakın Arka Yüzüne)” ibaresi, “Arşiv Yer Damgası (Evrakın Ön Yüzüne)” şeklinde değiştirilmiştir.

Yürürlük

MADDE 13 —Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı’nın bağlı olduğu Devlet Bakanı yürütür.

Resmi Gazete: 15.11.1002 / 24937