Resmî
Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma
kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli
bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve
kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve
3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin
Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Resmî yazı: Kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini
sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b) Resmî belge: Kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini
sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir
standart ve içeriği olan belgeleri,
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri
sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgileri,
d) Elektronik ortam: Belge ve
bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik
araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik
ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi
dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst,
alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza:
Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan
güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik
sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride
sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan
elektronik imzayı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi
Resmî yazışma ortamları ve güvenlik
Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında
yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda
daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve
ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda,
yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün
içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar
ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar
bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde
kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler.
Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır.
Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.
Kamu kurum ve kuruluşları elektronik
ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli
düzenlemeleri yapabilir.
Nüsha sayısı
Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî
yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belge boyutu
Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve
A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
Yazı tipi ve karakter boyutu
Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda
"Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması
esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi
ve karakter boyutu kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Resmî Yazıların Bölümleri
Başlık
Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve
kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
Başlık, kağıdın yazı alanının üst
kısmına ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C."
kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta
yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili
kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi
Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın
adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).
Sayı ve evrak kayıt numarası
Madde 10 — Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya
planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı
alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra kod numarası
verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya
numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası
yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/)
işareti konulur.
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen
birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).
Resmî yazışmalarda Başbakanlık
tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Tarih
Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından
imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı
ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla,
aralarına (/) işareti konularak yazılır.
Konu
Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına
"Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C."
kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü
bir şekilde ifade edilir.
Gönderilen makam
Madde 13 — Gönderilen makam; yazının
gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu
bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık
aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının
gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük
harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda,
gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda;
"Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük
harflerle yazılır (Örnek: 3).
İlgi
Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir
yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini
belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı,
gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük
harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satın
geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra
yazılır.
İlginin birden fazla olması
durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") "
konularak kullanılır.
İlgide, " tarihli ve
sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya
birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır.
Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış
çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).
Metin
Madde 15 — Metin, "İlgi"den sonra
başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son
satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra
üç aralık bırakılarak başlanır.
Metindeki kelime aralarında ve nokta,
virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk
bırakılır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25
cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar
arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).
Metin içinde geçen sayılar rakamla
ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra
parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü
gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660),
sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam
yüzde otuz üç) kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından
hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi
kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı
kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu
tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların
kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde
parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Alt makama yazılan yazılar "Rica
ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz
ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz
ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
İmza
Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört
aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde
bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı
büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Yazıyı imzalayacak olan makam,
yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri
yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki
devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki
devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör
a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra
yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında,
imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde
ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).
Yazının iki yetkili tarafından
imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda
(Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam
sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam
sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).
Atama kararnamelerinde imza bölümü,
Örnek: 6-D'de olduğu biçimde düzenlenir.
Onay
Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden
sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle
"OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun
boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek:
7-A).
Yazıyı teklif eden birim ile onay
makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade,
teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve
yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).
Elektronik ortamda hazırlanan yazıya
onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Ekler
Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra
uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan
"EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise
numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı
yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-....
konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-....
Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: 8).
Dağıtım
Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi
için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna
"DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme
durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden
bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla
yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı
ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum
ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır
(Örnek: 9-A, B).
Paraf
Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası,
yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından
paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda
yer alır.
Elektronik ortamda yapılan
yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları
gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle
adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır
(Örnek: 10).
Koordinasyon
Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
"Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan,
ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).
Adres
Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde
kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve
kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ
sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir
çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve
kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).
Gizli yazılar
Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa,
gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli
olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel
şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir
(Örnek: 5-A, B).
İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda
yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü
olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A,
B).
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Sayfa numarası
Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ
altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir
(Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).
Aslına uygunluk onayı
Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması
gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi
yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik
ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde
çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler
Kayıt kaşesi
Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan
kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer
alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu
kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır,
ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak
veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi
en alt sütunda rakamla belirtilir.
Elektronik ortamda yapılan
yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.
Yazıların gönderilmesi
Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri
zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın
ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına,
ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile
gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın
parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu
zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek
biçimde kırmızı renkle belirtilir.
İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki
suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar
gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın
üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli
olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum
ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan
yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir
iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
"Çok gizli" gizlilik
dereceli yazıların alınması
Madde 29 — "Çok gizli" gizlilik
dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok
gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli
dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen
makama iade eder.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde
yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar
Kurulu yürütür.